Dokumente sicher versenden: 5 Schritte, die wirklich helfen

Einen Vertrag, einen Ausweisscan oder ein Steuerformular als normalen E-Mail-Anhang zu senden, ist wie eine Postkarte zu verschicken: Jeder, der sie unterwegs in die Hand nimmt, könnte sie lesen. Die gute Nachricht: Du brauchst keine Spezialsoftware, um es besser zu machen. Fünf Gewohnheiten decken die meisten Fälle ab.

1. Entferne, was du nicht teilen musst

Sende nur die Seiten, die zählen. Lösche leere oder irrelevante Seiten aus einem PDF vor dem Versand und entferne versteckte Daten aus Fotos, denn Bilder können Standort und Gerätedaten enthalten. Unser EXIF-Entferner säubert ein Foto in Sekunden.

2. Verschlüssele die Datei mit einem Passwort

Verschlüsselung macht aus der Datei durcheinandergewürfelte Daten, die ohne Passwort wertlos sind. Für ein PDF kannst du PDF mit Passwort schützen nutzen. Für jede andere Datei, etwa Word, Tabellen oder ZIP, nimm das Werkzeug zur Dateiverschlüsselung, das im Browser mit AES-256 verschlüsselt, ohne etwas hochzuladen. Der Empfänger öffnet sie mit demselben Werkzeug.

3. Nimm ein starkes Passwort

Am wichtigsten ist die Länge. Ein langes, zufälliges Passwort ist viel schwerer zu erraten als ein kurzes mit Symbolen. Erzeuge eines mit dem Passwort-Generator und speichere es in einem Passwortmanager, statt ein altes wiederzuverwenden.

4. Sende das Passwort über einen anderen Kanal

Das ist der Schritt, den viele auslassen, und der wichtigste. Reisen verschlüsselte Datei und Passwort in derselben E-Mail, hat jeder, der die E-Mail bekommt, beides. Sende die Datei per E-Mail und das Passwort per Anruf oder Messenger.

5. Bestätigen und aufräumen

Prüfe, ob der Empfänger die richtige Datei erhalten hat, und lösche nicht mehr benötigte Kopien aus Gesendet und Downloads. Wird das Dokument auf der anderen Seite nicht mehr gebraucht, bitte darum, es ebenfalls zu löschen.

Was Verschlüsselung nicht schützt

Verschlüsselung verbirgt den Inhalt, nicht die Tatsache, dass du etwas gesendet hast. Ein schwaches Passwort, ein zusammen mit der Datei gesendetes Passwort oder das gekaperte Konto des Empfängers können es dennoch offenlegen. Bei hochsensiblen juristischen oder medizinischen Unterlagen halte dich an die Regeln der beteiligten Organisation.

Kurz gesagt

Überflüssige Daten entfernen, verschlüsseln, ein starkes Passwort nutzen und es getrennt senden. Das dauert etwa zwei Minuten und beseitigt die größten Risiken.