Belgeleri Güvenli Nasıl Gönderirsiniz? İşe Yarayan 5 Adım

Bir sözleşmeyi, kimlik taramasını veya vergi formunu sıradan e-posta eki olarak göndermek, kartpostal göndermeye benzer: yoldaki herkes okuyabilir. İyi haber, daha iyisi için özel yazılıma ihtiyacınız olmaması. Beş alışkanlık çoğu durumu kapsar.

1. Paylaşmanız gerekmeyeni çıkarın

Yalnızca önemli sayfaları gönderin. PDF'ten boş veya ilgisiz sayfaları silin, fotoğraflardaki gizli verileri temizleyin; çünkü fotoğraflar konum ve cihaz bilgisi taşıyabilir. EXIF üst veri temizleyicimiz bir fotoğrafı birkaç saniyede temizler.

2. Dosyayı parolayla şifreleyin

Şifreleme, dosyayı parola olmadan işe yaramayan karışık veriye çevirir. PDF için PDF şifreleme aracını kullanabilirsiniz. Word belgesi, tablo veya ZIP gibi her dosya için, tarayıcıda AES-256 ile şifreleyen ve hiçbir şey yüklemeyen dosya şifreleme aracını kullanın. Alıcı aynı araçla açar.

3. Güçlü bir parola kullanın

En önemlisi uzunluktur. Uzun ve rastgele bir parola, sembollü kısa bir paroladan çok daha zor tahmin edilir. Şifre üretecimizle bir tane üretin ve eski bir parolayı tekrar kullanmak yerine şifre yöneticisinde saklayın.

4. Parolayı farklı bir kanaldan gönderin

İnsanların atladığı ve en önemli adım budur. Şifreli dosya ile parola aynı e-postada giderse, e-postayı ele geçiren ikisini de alır. Dosyayı e-postayla, parolayı telefon görüşmesi veya mesajlaşma uygulamasıyla gönderin.

5. Teyit edin ve temizleyin

Alıcının doğru dosyayı aldığını kontrol edin, sonra gönderilenler ve indirilenler klasörlerindeki gereksiz kopyaları silin. Belge karşı tarafta artık gerekmiyorsa onlardan da silmelerini isteyin.

Şifreleme neyi korumaz?

Şifreleme içeriği gizler, bir şey gönderdiğiniz gerçeğini değil. Zayıf parola, dosyayla birlikte gönderilen parola veya alıcının ele geçirilmiş hesabı yine de belgeyi açığa çıkarabilir. Çok hassas hukuki veya tıbbi belgelerde ilgili kurumun kurallarına uyun.

Kısaca

Fazla veriyi çıkarın, şifreleyin, güçlü parola kullanın ve parolayı ayrıca gönderin. Yaklaşık iki dakika sürer ve en büyük riskleri ortadan kaldırır.