Como enviar documentos com segurança: 5 passos que funcionam

Enviar um contrato, a digitalização de um documento de identidade ou um formulário de imposto como anexo comum é como mandar um cartão-postal: qualquer pessoa que o manuseie pelo caminho poderia lê-lo. A boa notícia é que você não precisa de software especial para fazer melhor. Cinco hábitos cobrem a maioria dos casos.

1. Remova o que você não precisa compartilhar

Envie só as páginas que importam. Apague páginas em branco ou sem relação de um PDF antes de enviar e remova dados ocultos das fotos, pois imagens podem carregar localização e dados do aparelho. Nosso removedor de metadados EXIF limpa uma foto em segundos.

2. Criptografe o arquivo com uma senha

A criptografia transforma o arquivo em dados embaralhados que não servem sem a senha. Para um PDF você pode usar proteger PDF com senha. Para qualquer outro arquivo, como Word, planilha ou ZIP, use a ferramenta de criptografia de arquivos, que criptografa no seu navegador com AES-256 sem enviar nada. O destinatário abre com a mesma ferramenta.

3. Use uma senha forte

O que mais importa é o tamanho. Uma senha longa e aleatória é muito mais difícil de adivinhar do que uma curta com símbolos. Gere uma com o gerador de senhas e guarde em um gerenciador em vez de reutilizar uma antiga.

4. Envie a senha por outro canal

É o passo que quase todos pulam e o mais importante. Se o arquivo criptografado e a senha viajam no mesmo e-mail, quem conseguir o e-mail leva os dois. Mande o arquivo por e-mail e a senha por ligação ou aplicativo de mensagens.

5. Confirme e faça a limpeza

Confira se o destinatário recebeu o arquivo certo e apague as cópias de que não precisa mais das pastas de enviados e downloads. Se o documento não for mais necessário do outro lado, peça que ele também seja apagado.

O que a criptografia não protege

A criptografia esconde o conteúdo, não o fato de você ter enviado algo. Uma senha fraca, uma senha enviada junto com o arquivo ou uma conta comprometida do destinatário ainda podem expô-lo. Para material jurídico ou médico muito sensível, siga as regras da organização envolvida.

Resumindo

Remova dados extras, criptografe, use uma senha forte e envie-a separadamente. Leva cerca de dois minutos e elimina os maiores riscos.