Jak bezpiecznie wysyłać dokumenty: 5 kroków, które naprawdę działają

Wysyłanie umowy, skanu dowodu osobistego lub zeznania podatkowego jako zwykłego załącznika e-mail przypomina wysyłanie pocztówki: każdy, kto ją po drodze obsługuje, może ją przeczytać. Dobra wiadomość jest taka, że nie potrzebujesz specjalnego oprogramowania, by zrobić to lepiej. Pięć nawyków obejmuje większość sytuacji.

1. Usuń to, czego nie musisz udostępniać

Wysyłaj tylko ważne strony. Usuń z PDF puste lub niezwiązane strony przed wysłaniem i wyczyść ukryte dane ze zdjęć, bo obrazy mogą nieść informacje o lokalizacji i urządzeniu. Nasze narzędzie do usuwania danych EXIF czyści zdjęcie w kilka sekund.

2. Zaszyfruj plik hasłem

Szyfrowanie zamienia plik w pomieszane dane, bezużyteczne bez hasła. Dla PDF możesz użyć zabezpieczania PDF hasłem. Dla każdego innego pliku, jak dokument Word, arkusz czy ZIP, użyj narzędzia do szyfrowania plików, które szyfruje w przeglądarce algorytmem AES-256, więc nic nie jest wysyłane. Odbiorca otwiera plik tym samym narzędziem.

3. Użyj silnego hasła

Najważniejsza jest długość. Długie, losowe hasło jest znacznie trudniejsze do odgadnięcia niż krótkie z symbolami. Wygeneruj je generatorem haseł i przechowuj w menedżerze haseł, zamiast używać starego ponownie.

4. Wyślij hasło innym kanałem

To krok, który ludzie pomijają, a jest najważniejszy. Jeśli zaszyfrowany plik i hasło podróżują w tym samym e-mailu, każdy, kto zdobędzie wiadomość, dostaje oba. Wyślij plik e-mailem, a hasło telefonicznie lub komunikatorem.

5. Potwierdź i posprzątaj

Sprawdź, czy odbiorca dostał właściwy plik, a potem usuń kopie, których już nie potrzebujesz, z wysłanych i pobranych. Jeśli dokument nie jest już potrzebny po jego stronie, poproś, by też go usunął.

Czego szyfrowanie nie chroni

Szyfrowanie ukrywa zawartość, a nie sam fakt, że coś wysłałeś. Słabe hasło, hasło wysłane razem z plikiem lub przejęte konto odbiorcy nadal mogą ujawnić dokument. W przypadku bardzo wrażliwych materiałów prawnych lub medycznych stosuj się do zasad danej instytucji.

Wersja skrócona

Usuń zbędne dane, zaszyfruj, użyj silnego hasła i wyślij hasło osobno. Zajmuje to około dwóch minut i usuwa największe ryzyka.