Inviare documenti in modo sicuro: 5 passaggi che funzionano davvero
Inviare un contratto, la scansione di un documento d'identità o un modulo fiscale come normale allegato è un po' come spedire una cartolina: chiunque la maneggi lungo il percorso potrebbe leggerla. La buona notizia è che non servono software speciali per fare meglio. Cinque abitudini coprono la maggior parte dei casi.
1. Togli ciò che non serve condividere
Invia solo le pagine che contano. Elimina da un PDF le pagine vuote o estranee prima dell'invio e rimuovi i dati nascosti dalle foto, perché le immagini possono contenere posizione e dati del dispositivo. Il nostro rimuovi dati EXIF ripulisce una foto in pochi secondi.
2. Crittografa il file con una password
La crittografia trasforma il file in dati rimescolati inutilizzabili senza la password. Per un PDF puoi usare proteggere un PDF con password. Per qualsiasi altro file, come Word, fogli di calcolo o ZIP, usa lo strumento di crittografia dei file, che crittografa nel tuo browser con AES-256 senza caricare nulla. Il destinatario lo apre con lo stesso strumento.
3. Usa una password robusta
Conta soprattutto la lunghezza. Una password lunga e casuale è molto più difficile da indovinare di una corta con simboli. Creane una con il generatore di password e conservala in un gestore invece di riutilizzarne una vecchia.
4. Invia la password con un altro canale
È il passaggio che quasi tutti saltano e il più importante. Se il file crittografato e la password viaggiano nella stessa e-mail, chi ottiene l'e-mail ottiene entrambi. Invia il file via e-mail e la password con una telefonata o un'app di messaggi.
5. Conferma e ripulisci
Controlla che il destinatario abbia ricevuto il file giusto ed elimina le copie che non ti servono più da posta inviata e download. Se il documento non serve più dall'altra parte, chiedi di eliminarlo anche lì.
Cosa la crittografia non protegge
La crittografia nasconde il contenuto, non il fatto che hai inviato qualcosa. Una password debole, una password inviata insieme al file o un account compromesso del destinatario possono comunque esporlo. Per materiale legale o medico molto sensibile, segui le regole dell'organizzazione coinvolta.
In breve
Togli i dati superflui, crittografa, usa una password robusta e inviala separatamente. Servono circa due minuti e si eliminano i rischi maggiori.