Cara Mengirim Dokumen dengan Aman: 5 Langkah yang Benar-benar Berfungsi

Mengirim kontrak, pindaian KTP, atau formulir pajak sebagai lampiran email biasa seperti mengirim kartu pos: siapa pun yang menanganinya di sepanjang jalan bisa membacanya. Kabar baiknya, Anda tidak membutuhkan perangkat lunak khusus untuk berbuat lebih baik. Lima kebiasaan mencakup sebagian besar situasi.

1. Hapus yang tidak perlu dibagikan

Kirim hanya halaman yang penting. Hapus halaman kosong atau tidak terkait dari PDF sebelum mengirim, dan bersihkan data tersembunyi dari foto, karena gambar dapat membawa lokasi dan detail perangkat. Penghapus metadata EXIF kami membersihkan foto dalam beberapa detik.

2. Enkripsi file dengan kata sandi

Enkripsi mengubah file menjadi data acak yang tidak berguna tanpa kata sandi. Untuk PDF Anda dapat memakai kunci PDF dengan kata sandi. Untuk file lain, seperti dokumen Word, spreadsheet, atau ZIP, gunakan alat enkripsi file, yang mengenkripsi di browser Anda dengan AES-256, sehingga tidak ada yang diunggah. Penerima membukanya dengan alat yang sama.

3. Gunakan kata sandi yang kuat

Panjang paling penting. Kata sandi acak yang panjang jauh lebih sulit ditebak daripada yang pendek dengan simbol. Buat satu dengan pembuat kata sandi dan simpan di pengelola kata sandi, jangan memakai ulang yang lama.

4. Kirim kata sandi lewat saluran yang berbeda

Ini langkah yang sering dilewatkan, dan yang paling penting. Jika file terenkripsi dan kata sandi dikirim dalam email yang sama, siapa pun yang mendapat email itu mendapat keduanya. Kirim file lewat email dan kata sandi lewat telepon atau aplikasi pesan.

5. Konfirmasi dan bersihkan

Pastikan penerima menerima file yang benar, lalu hapus salinan yang tidak lagi Anda perlukan dari folder terkirim dan unduhan. Jika dokumen tidak lagi dibutuhkan di sisi mereka, minta mereka menghapusnya juga.

Yang tidak dilindungi enkripsi

Enkripsi menyembunyikan isi, bukan fakta bahwa Anda mengirim sesuatu. Kata sandi yang lemah, kata sandi yang dikirim bersama file, atau akun penerima yang disusupi tetap dapat membuka isinya. Untuk materi hukum atau medis yang sangat sensitif, ikuti aturan lembaga yang bersangkutan.

Versi singkat

Hapus data berlebih, enkripsi, gunakan kata sandi yang kuat, dan kirim kata sandi secara terpisah. Butuh sekitar dua menit dan menghilangkan risiko terbesar.