Envoyer des documents en sécurité : 5 étapes qui fonctionnent vraiment

Envoyer un contrat, le scan d'une pièce d'identité ou un formulaire fiscal en pièce jointe classique, c'est un peu comme envoyer une carte postale : quiconque la manipule en route pourrait la lire. Bonne nouvelle : pas besoin de logiciel spécial pour mieux faire. Cinq habitudes couvrent la plupart des situations.

1. Retirez ce que vous n'avez pas besoin de partager

N'envoyez que les pages utiles. Supprimez d'un PDF les pages vides ou sans rapport avant l'envoi et effacez les données cachées des photos, car les images peuvent contenir la position et des informations sur l'appareil. Notre suppresseur de métadonnées EXIF nettoie une photo en quelques secondes.

2. Chiffrez le fichier avec un mot de passe

Le chiffrement transforme le fichier en données brouillées inutilisables sans le mot de passe. Pour un PDF, vous pouvez utiliser protéger un PDF par mot de passe. Pour tout autre fichier, comme un document Word, un tableur ou un ZIP, utilisez l'outil de chiffrement de fichiers, qui chiffre dans votre navigateur en AES-256 sans rien envoyer. Le destinataire l'ouvre avec le même outil.

3. Utilisez un mot de passe solide

La longueur compte avant tout. Un mot de passe long et aléatoire est bien plus difficile à deviner qu'un mot court avec des symboles. Générez-en un avec le générateur de mots de passe et rangez-le dans un gestionnaire plutôt que de réutiliser un ancien.

4. Envoyez le mot de passe par un autre canal

C'est l'étape que beaucoup sautent et la plus importante. Si le fichier chiffré et le mot de passe voyagent dans le même e-mail, quiconque obtient l'e-mail obtient les deux. Envoyez le fichier par e-mail et le mot de passe par appel téléphonique ou messagerie.

5. Confirmez et nettoyez

Vérifiez que le destinataire a reçu le bon fichier, puis supprimez les copies inutiles des éléments envoyés et des téléchargements. Si le document n'est plus nécessaire de l'autre côté, demandez qu'il soit supprimé aussi.

Ce que le chiffrement ne protège pas

Le chiffrement cache le contenu, pas le fait que vous avez envoyé quelque chose. Un mot de passe faible, un mot de passe envoyé avec le fichier ou un compte compromis du destinataire peuvent quand même l'exposer. Pour des documents juridiques ou médicaux très sensibles, suivez les règles de l'organisation concernée.

En bref

Retirez les données superflues, chiffrez, utilisez un mot de passe solide et envoyez-le séparément. Cela prend environ deux minutes et supprime les plus gros risques.