Cómo Enviar Documentos de Forma Segura: 5 Pasos que Funcionan
Enviar un contrato, el escaneo de un DNI o un formulario de impuestos como adjunto normal es como mandar una postal: cualquiera que la maneje por el camino podría leerla. La buena noticia es que no necesitas software especial para hacerlo mejor. Cinco hábitos cubren casi todos los casos.
1. Quita lo que no necesitas compartir
Envía solo las páginas que importan. Borra las páginas en blanco o ajenas de un PDF antes de enviarlo y elimina los datos ocultos de las fotos, porque pueden llevar la ubicación y datos del dispositivo. Nuestro eliminador de metadatos EXIF limpia una foto en segundos.
2. Cifra el archivo con una contraseña
El cifrado convierte el archivo en datos revueltos que no sirven sin la contraseña. Para un PDF puedes usar proteger PDF con contraseña. Para cualquier otro archivo, como Word, hojas de cálculo o ZIP, usa la herramienta de cifrado de archivos, que cifra en tu navegador con AES-256 sin subir nada. El destinatario lo abre con la misma herramienta.
3. Usa una contraseña fuerte
Lo que más importa es la longitud. Una contraseña larga y aleatoria es mucho más difícil de adivinar que una corta con símbolos. Genera una con el generador de contraseñas y guárdala en un gestor en lugar de reutilizar una antigua.
4. Envía la contraseña por otro canal
Es el paso que casi todos se saltan y el más importante. Si el archivo cifrado y la contraseña viajan en el mismo correo, quien consiga el correo obtiene ambos. Manda el archivo por correo y la contraseña por llamada o por una app de mensajería.
5. Confirma y limpia
Comprueba que el destinatario recibió el archivo correcto y borra las copias que ya no necesites de enviados y descargas. Si el documento ya no hace falta al otro lado, pídele que también lo elimine.
Lo que el cifrado no protege
El cifrado oculta el contenido, no el hecho de que enviaste algo. Una contraseña débil, una contraseña enviada junto al archivo o una cuenta comprometida del destinatario pueden exponerlo. Para material legal o médico muy sensible, sigue las normas de la organización implicada.
En resumen
Quita datos de más, cifra, usa una contraseña fuerte y envíala por separado. Lleva unos dos minutos y elimina los mayores riesgos.